Betriebskosten sind Kosten, die für den laufenden Betrieb eines Gebäudes regelmäßig entstehen und von den Eigentümern zu tragen sind. Die in der Betriebskostenverordnung unter § 2 aufgeführten Kostenarten können auf Mieter umgelegt, also weiterberechnet werden, sofern Sie Ihre Wohnung vermietet haben und dies mietvertraglich vereinbart ist. Die Betriebskosten fallen für den Mieter neben der Grundmiete monatlich als Vorauszahlung an und werden in Summe einmal jährlich mit den tatsächlichen Kosten gegengerechnet. Für Sie als Eigentümer bilden die Bewirtschaftungskosten (Betriebskosten und Kosten der laufenden Instandhaltung) neben der Erhaltungsrücklage und den Verwaltungskosten die Grundlage für die Ermittlung des monatlich als Vorschuss zu zahlenden Hausgeldes.

Nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres wird die Summe des zu zahlenden Hausgeldes (Vorschüsse) den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt und die Anpassung der Vorschüsse (Guthaben) oder die Einforderung der Nachschüsse (Nachforderungen) in der Jahresabrechnung ermittelt.

Die Erstellung und der Versand der Hausgeldabrechnung für Ihre Eigentumswohnung ist von verschiedenen Voraussetzungen abhängig, bei denen der Verwalter auf die Mitwirkung Dritter angewiesen ist:

1. Erhalt der Schlussrechnungen der Versorgungsunternehmen für Primärenergie, wie z. B. Strom, Wasser, Abwasser, Gas.

2. Erhalt der Heiz- und ggf. Wasserkostenabrechnung von den Abrechnungsdienstleistern.

Liegt uns die Heiz- und ggf. Wasserkostenabrechnung vor, erstellen wir Ihre Abrechnung so zeitnah, wie möglich. Danach wird diese in der Regel vom Verwaltungsbeirat geprüft. Erst nach erfolgter Prüfung der Belege (Belegprüfung) ist die Abrechnung beschlussreif. Nach Abstimmung der Tagesordnung mit dem Beirat werden die Abrechnungen zusammen mit der Einladung zur Eigentümerversammlung an alle Eigentümer verschickt.

Diese verschiedenen Schritte benötigen einen nicht unerheblichen Zeitvorlauf. Eine Abrechnungserstellung innerhalb von 6 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes ist daher von der Rechtsprechung vielfach als ordnungsgemäß bestätigt.

Bescheinigung Haushaltsnahe Aufwendungen:

Sofern Sie Ihre Steuererklärung abgeben, bevor Ihnen über den Abrechnungsversand die Bescheinigung gem. § 35 (a) EStG zugegangen ist, ist dies unschädlich. Gemäß den Vorgaben der Finanzbehörden ist ein steuerlicher Ansatz Ihres Anteils in dem Steuerjahr, in dem die Abrechnung genehmigt wurde, möglich. Im Falle anrechenbarer Beträge im Sinne § 35 (a) EStG, Absatz 3 (Handwerkerleistungen), ist der steuerliche Ansatz sogar in dem Jahr vorgeschrieben, in dem die Abrechnung durch die Eigentümergemeinschaft genehmigt wurde. Die entsprechenden Hinweise finden Sie im Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 09.11.2016 (IV C 8-S2296-b/07/10003:008).

Nachfolgend ein Auszug aus dem WEG-Kommentar Elzer – Fritsch – Meier, III. Auflage 2018:

„Eine Abrechnungsgenehmigung nach dem 31.05. eines Jahres und in der Regel nach Abgabe der Einkommensteuererklärung ist jedenfalls unschädlich. In diesem Fall erfolgt der steuerliche Ansatz eben im Jahr der Abrechnungsgenehmigung. Das häufig verwendete Argument des „Guthabenzinsverlustes“ durch die Anrechnung der begünstigten Aufwendungen gem. § 35 a EStG in der ein Jahr später abzugebenden Steuererklärung kann getrost ignoriert werden. Zum einen bleibt dem Steuerpflichtigen regelmäßig das Mittel der Fristverlängerung. Zum anderen entspricht eine Abrechnungserstellung bis 30.06. eines Jahres den Fristen des WEG.“

Abgabe der Steuererklärung bevor die genehmigte Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft vorliegt?

a) Bei Erstellung der Steuererklärung durch einen Steuerberater

Sofern Sie durch einen Steuerberater vertreten sind, ist die Frist zur Abgabe der Steuererklärung regelmäßig der 31.12. des Folgejahres. Eine gesonderte Fristverlängerung ist nicht zu beantragen – in dieser Zeit wird die Jahresabrechnung in der Regel vorliegen.

b) Bei eigener Erstellung der Steuererklärung

In diesem Fall bieten sich folgende Möglichkeiten an:

ba) In die Steuererklärung werden die Zahlen des Wirtschaftsplanes oder geschätzte Werte eingetragen, womit der Abgabetermin gewahrt bleibt. Erfolgt die spätere Zustellung des Steuerbescheides, ist zu prüfen, ob dieser unter dem Vorbehalt der Nachprüfung erteilt wurde. Ist dem nicht der Fall, kann gegen diesen Einspruch erhoben werden, hier bei gleichzeitiger Vorlage der dann i.d.R. vorliegenden Jahresabrechnung.

bb) Der Steuerbescheid wird unter dem Vorbehalt der Nachfrist erteilt – in diesem Fall reicht man die Abrechnungsunterlagen einfach dem Finanzamt nach.

bc) Auch bei Eigenabgabe kann man jederzeit eine Fristverlängerung erhalten.

bd) Bei Eigenabgabe im Rahmen des „Elster“-Verfahrens gilt in den meisten Bundesländern eine Steuerabgabefrist bis 31.07. des Jahres, diese ist aktuell aufgrund der Corona-Bedingungen nochmals verlängert auf den 31.08.

Der im Grundbuch eingetragene Wohnungseigentümer ist Inhaber sämtlicher Rechte und Pflichten, die im Zusammenhang mit seinem Wohnungseigentum stehen, und somit auch Hausgeldschuldner gegenüber der Eigentümergemeinschaft. Wird eine Wohnung verkauft, schließen Verkäufer und Käufer vor einem Notar einen Kaufvertrag. In diesem Notarvertrag vereinbaren die Parteien beispielsweise die Höhe des Kaufpreises, die Zahlungsmodalitäten und auch den „Übergang von Besitz, Nutzen und Lasten“, also ab welchem Zeitpunkt die Wohnung auf den Käufer übergehen soll. Hierbei handelt es sich um schuldrechtliche (privatrechtliche) Vereinbarungen zwischen Verkäufer und Käufer, die in keinem rechtlichen Bezug zu der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer stehen. Ungeachtet der kaufvertraglichen Regelungen bleibt der Verkäufer gegenüber der Eigentümergemeinschaft so lange Hausgeldschuldner, bis die eigentliche Eigentumsumschreibung im Grundbuch - oft erst Monate nach Kaufvertragsschluss - erfolgt ist.

In der Praxis richtet sich der Verwalter zur vereinfachten Abwicklung nach den kaufvertraglichen Regelungen - also dem Wunsch von Verkäufer und Käufer, ab wann „Besitz, Nutzen und Lasten“ auf den Käufer übergehen soll - sofern ihm diese zur Kenntnis gegeben werden. Diese Vorgehensweise hat sich in der Praxis bewährt und wird von uns als Service verstanden, um für beide Parteien die Abwicklung zu erleichtern.

Welche Informationen braucht der Verwalter bei Verkauf einer Wohnung?

Damit wir als Verwalter Kenntnis über den Verkauf der Wohnung erlangen, informieren Sie uns nach erfolgtem Kaufvertragsschluss über den vereinbarten Übergang von „Besitz, Nutzen und Lasten“. Dies kann ein konkretes, im Kaufvertrag bereits fest geregeltes Datum sein oder auch nur ein Zeitpunkt, der abhängig von erfolgter Kaufpreiszahlung sein kann. Hierzu übersenden Sie uns bitte eine Kopie der entsprechenden Passage in Ihrem Kaufvertrag, aus der außerdem auch die Daten von Verkäufer und Käufer hervorgehen, gerne per E-Mail. Den vereinbarten Kaufpreis können Sie selbstverständlich schwärzen. Mit dem so übermittelten Datum werden wir in unserer EDV und unseren Unterlagen den Eigentümerwechsel vornehmen, auch wenn der eigentumsrechtliche Übergang im Grundbuch noch nicht erfolgt ist. Für den Verkäufer endet hier die Zahlungspflicht (gemäß Vereinbarung im Kaufvertrag), bitte denken Sie daran, eine erteilte Einzugsermächtigung zu widerrufen.

Wie geht es für den Käufer weiter?

Mit der Kenntnis über den erfolgten Verkauf der Wohnung und dem „Übergang von Besitz, Nutzen und Lasten“ werden wir den Käufer als neuen Eigentümer anschreiben und ihm alle notwendigen Unterlagen zur Verfügung stellen. Zur Erleichterung der Organisation des Zahlungsverkehrs wird der Käufer ein Formular zur Erteilung eines SEPA-Lastschrift-Mandates zum automatischen Hausgeldeinzug erhalten. Mit diesem ermächtigt der Käufer die Verwaltung, den regelmäßigen und automatischen Einzug des monatlichen Hausgeldbetrages (Vorschüsse) zu Gunsten der Eigentümergemeinschaft vorzunehmen.

Wer erhält die Jahresabrechnung?

Als Verwalter sind wir verpflichtet, die Abrechnung objektbezogen für das Wirtschaftsjahr zu erstellen. Bis ca. einem halben Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes erhält der zu diesem Zeitpunkt bei uns hinterlegte Eigentümer eine Jahresabrechnung über den gesamten Abrechnungszeitraum. Dieser ist gegenüber der Eigentümergemeinschaft verpflichtet, die Nachschüsse zu zahlen oder aber berechtigt, die Anpassung der Vorschüsse (Guthaben) entgegenzunehmen. Die Hausgeldzahlungen des Verkäufers sind dabei selbstverständlich angerechnet. Sofern hierzu im Notarvertrag konkrete Regelungen zwischen Verkäufer und Käufer getroffen wurden, betreffen diese jedoch ausschließlich die beiden Parteien und berühren die Abrechnung nicht. An dieser Stelle können wir abweichende kaufvertragliche Vereinbarungen nicht berücksichtigen.

Regelmäßig erreichen uns Anrufe von interessierten Personen, die Wohnungseigentum in den von uns verwalteten Häusern erwerben möchten und hierzu Informationen vom Verwalter anfordern.

Die Daten einer Wohnungseigentümergemeinschaft unterliegen aber dem Datenschutz!

Ein verkaufender Eigentümer darf einem Kaufinteressenten selbst zwar umfangreich Auskunft über sein Eigentum erteilen, der Verwalter hingegen nicht – er ist an die Datenschutzgrundverordnung gebunden.

Für die Verwaltung ist der Kaufinteressent ein fremder Dritter – Auskünfte dürfen daher nicht erteilt werden. Eine Beratung des Kaufinteressenten kommt ebenfalls nicht in Betracht – auch hierzu ist der Verwalter nicht befugt. Selbstverständlich ist auch der Versand von Unterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft ohne schriftliche Vollmacht des Eigentümers ausgeschlossen.

Im Falle der Beauftragung eines Maklers gilt Gleiches. Verkaufsaufträge sollten in der Regel die Bevollmächtigung und ein Gebührenbudget für den Makler enthalten, die ihn ermächtigen, die für den Verkauf relevanten Unterlagen beim Verwalter gegen gesonderte Rechnung anfordern zu dürfen.

Tipp: Nutzen Sie als Verkäufer einer Wohnung die Informationen aus unserem Kundenportal.

Den optimalen Überblick erhalten alle Vertragsparteien, wenn sie Einsicht in die Teilungserklärung, die letzte Jahresabrechnung, den zurzeit gültigen Wirtschaftsplan sowie in die Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen einer Wohnungseigentümergemeinschaft nehmen. Juristische Detailfragen klärt der Notar beim Verbriefungstermin (oder bei einem Beratungstermin im Notariat vorab – gute Notare bieten diese Leistung an).

Praxistipp: Wird der Verwalter schriftlich vom verkaufenden Eigentümer bevollmächtigt, Auskünfte an Dritte erteilen zu dürfen, ist das legitim. Diese Leistung kann laut Verwaltervertrag als Zusatzleistung gegen eine variable Vergütung nach Aufwand in Anspruch genommen werden. Diese wird direkt mit dem Auftraggeber (Eigentümer) abgerechnet. Gerne beraten wir Sie hierzu.

Fazit: Liegt keine schriftliche Vollmacht zur Auskunftserteilung vor, muss sich die Verwaltung auf ihre Pflicht zum Datenschutz berufen. Die Daten der Eigentümergemeinschaft sind vertraulich und darauf achten wir.

Ein Schaden, besonders ein Wasserschaden, ist ein ungeliebtes Ereignis. Wir sind als Verwaltung für Sie da, unterstützen und handeln so schnell wie möglich. Allerdings sind wir auf Ihre Hilfe und tatkräftige Unterstützung bei der Abwicklung des Schadens angewiesen.

Was muss ich als Eigentümer oder Mieter bei Eintritt eines Schadens tun?

Ihr erster Ansprechpartner ist das für Ihre Eigentümergemeinschaft zuständige Verwalterteam. Je nach Dringlichkeit schreiben Sie eine E-Mail oder rufen direkt bei uns an. Bitte denken Sie daran, im Betreff Ihrer E-Mail auf eine möglicherweise bestehende Dringlichkeit hinzuweisen.

Damit wir direkt handeln können, teilen Sie uns bitte nachfolgende Informationen mit:

Unser Verwalterteam gibt diese Informationen zur zentralen Schadenbearbeitung an unser speziell für Versicherungsschäden geschultes Schadenteam weiter. Unsere Mitarbeiter werden sich dann zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen. Das Schadenteam ist durch eine spezielle Software mit den Handwerkern und den Versicherungen in Kontakt und kann so auf modernste und effektivste Weise die Abläufe kontrollieren und beschleunigen.

Wir wissen, wie ärgerlich ein Versicherungsschaden ist, daher haben wir mit dem speziell eingesetzten Schadenteam diese wichtige Betreuung der Eigentümer in extra qualifizierte Hände gelegt. Natürlich ist ihr Verwalterteam nicht ausgeschlossen, sondern ist im direkten Kontakt mit den Kolleginnen des Schadenteams sowie digital über die Software jederzeit über den aktuellen Stand informiert.

Wurde die Wohnung vereinbarungsgemäß zurückgegeben, wird geprüft, ob Ihre Kaution ausgezahlt werden kann. Sollten keine Mängel bei der Übergabe festgestellt worden sein und keinerlei Mietzahlungen oder Nachzahlungen aus den Nebenkostenabrechnungen offen sein, wird diese bei der Kautionsbank gekündigt. Bitte lassen Sie uns, falls noch nicht geschehen, Ihre Kontodaten schriftlich, per Mail, Fax oder Post zukommen.

Zur Vervollständigung weisen wir Sie jedoch darauf hin, dass der Vermieter nach gültiger Rechtsprechung das Recht hat, die Kaution für evtl. nachträglich auftretende Forderungen bis zu sechs Monate nach Vertragsende einzubehalten.

Diese wird Ihnen spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Wirtschaftsjahres zugestellt.

Eine Betriebskostenabrechnung berechnet die tatsächlich angefallenen Kosten abzüglich der geleisteten Vorauszahlungen. Am Ende wird eine Nachzahlung oder ein Guthaben festgestellt.

Die Umlage der Betriebskosten erfolgt nach dem Verteilerschlüssel, der in Ihrem Mietvertrag festgelegt wurde.

Sobald Sie einen Mangel in ihrer Wohnung feststellen, müssen sie den Vermieter informieren. Wenn Sie dies nicht direkt melden, können Sie Ihre Rechte verlieren und können für eventuelle Folgeschäden haftbar gemacht werden. Bitte melden Sie unverzüglich Ihrer Hausverwaltung den Mangel. Die Hausverwaltung klärt, wer den Mangel beseitigen muss und beseitigt diesen dann in Rücksprache mit Ihrem Vermieter. Gerne können Sie dies per Mail, am besten mit Bildmaterial an uns melden.

Die Kündigung ist schriftlich mit Ihrer Originalunterschrift an uns zu übersenden. Bitte achten Sie darauf, dass alle Vertragspartner die Kündigung unterschrieben haben.

Sollte nur ein Vertragspartner den Vertrag kündigen, benötigen wir die aktuellen Einkommensnachweise des im Vertrag bleibenden Mieters und dessen schriftliche Zustimmung. Der Wohnungseigentümer entscheidet dann darüber, ob er das Mietverhältnis mit dem verbleibenden Mieter fortsetzen kann.

Die Kündigung ist spätestens am dritten Werktag eines Kalendermonats zum Ablauf des übernächsten Monats zulässig. Bitte beachten Sie, ob in Ihrem Mietvertrag ein Kündigungsverzicht oder eine Mindestmietdauer vereinbart wurde.